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Outil RH pour le télétravail : un mail en guise de pause café

Pour entretenir la vie d'équipe en télétravail, Florian Glay, directeur des ressources humaines à la mairie de Pontault-Combault, a imaginé le mail « pause café » : un outil pour s'échanger des informations liées au travail, mais pas seulement... Comme on le ferait à la machine à café !

A la mairie de Pontault-Combault comme ailleurs, la mise en place du télétravail n'a pas seulement posé des problèmes techniques. C'est le lien avec les agents qu'il a fallu réussir à garder, même à distance. C'est ainsi que Florian Glay, directeur des ressources humaines, a décidé d'envoyer chaque matin à ses équipes un mail baptisé « pause café ». Ainsi, vers 10h – soit l'heure de la pause café - les agents reçoivent un court mail rassemblant des infos utiles, une citation, des idées. 

Pourquoi un mail pause café ?

Pour Florian Glay, ce mail remplit deux fonctions :

  • Il permet d'échanger des infos utiles sur la vie de la collectivité de manière informelle... Comme on le ferait dans les couloirs.
  • Il rythme la vie en télétravail, comme le fait la pause café.

Les infos qu'il contient ont pour but d'informer mais aussi de susciter échanges et débats entre agents... Et d'après Florian Glay, c'est mission accomplie : les groupes WhatsApp sont spontanément utilisés pour échanger sur les informations reçues.

Qu'y-a-t-il dans le mail pause café ?

Le mail conçu par Floriant Glay comprend 3 rubriques :

  • Les infos du jour : de la jurisprudence, ou encore des événements internes à la direction, comme des arrivées de nouveaux agents.

  • La citation du jour : inspirante ou drôle.

  • La PJ du jour : pour aller un plus loin. Par exemple : des décryptages, de nouveaux dispositifs mis en place dans la collectivité...

Certains jours, d'autres éléments s'ajoutent :

  • Le mercredi : un jeu pour faire participer les agents avant la fin de semaine. Par exemple, un challenge photo sur le thème du télétravail, ou encore un quizz...
  • Le vendredi : un conseil lecture ou Netflix pour le weekend.

Quand et comment préparer le mail pause café ?

Bien qu'il soit concis, ce mail demande un peu d'investissement. Florian Glay le prépare chaque soir autour de 18h, et estime que cela lui prend environ 1h.

Ses conseils :

  • Les infos du jour peuvent être trouvées sur La Gazette de communes, Weka, Cadre Territorial, Linkedin...

  • Les cadres de la direction peuvent être sollicités pour proposer des infos ou des sujets.

  • Pour lui, l'important et de l'envoyer tous les jours, et de diversifier les infos : du sérieux, du léger, du concret ou du théorique...

Un exemple de mail pause café

(merci à Florian Glay de nous l'avoir transmis !)

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